Thấy Gì Làm Nấy: Bẫy Của Sự Bận Rộn Giả Tạo Hủy Hoại Định Hướng

Vấn đề: Khi Sự Bận Rộn Là Kẻ Thù Thầm Lặng Của Tác Động

Hãy thành thật: Bạn có bao giờ kết thúc một ngày làm việc với cảm giác kiệt sức, nhưng lại không thể chỉ ra được một nhiệm vụ thực sự quan trọng đã được hoàn thành?

Cảm giác đó là triệu chứng rõ ràng của Lối tư duy “thấy gì làm nấy”.

Đây là lối tư duy của Người Phản Ứng (The Reactor), người sống trong trạng thái chữa cháy liên tục. Họ ưu tiên email mới nhất, tin nhắn chat cấp bách nhất, hoặc nhiệm vụ dễ dàng nhất trong tầm tay. Họ là người luôn phản hồi (responding), nhưng hiếm khi hành động chiến lược (acting strategically).

Vấn đề không nằm ở sự thiếu chăm chỉ. Vấn đề là ở việc thiếu Tiêu chí Lọc (Filtering Criteria). Khi bạn không có định hướng rõ ràng về Mục tiêu Tác động Cốt lõi (Core Impact Goal), mọi yêu cầu đều được coi là quan trọng như nhau.

Điều này dẫn đến hai hậu quả khôn lường:

1. Mất Định Hướng Cá nhân: Bạn không tích lũy được chuyên môn sâu vì liên tục nhảy từ việc này sang việc khác.
2. Mất Giá trị Tổ chức: Sếp và tổ chức không thể nhìn thấy vai trò chiến lược của bạn, vì bạn chỉ là người chuyên làm những việc lặt vặt.

Chúng ta sẽ đi sâu vào ba bẫy hành vi mà lối tư duy “thấy gì làm nấy” tạo ra và cách chuyển từ trạng thái phản ứng sang trạng thái kiến tạo.

1. Bẫy Hiệu Ứng Zeigarnik Ngược: Tưởng Rằng Nhiều Việc Dễ Sẽ Hơn

Câu chuyện 1: Chuyên viên Trang và Cơn Nghiện “Hoàn Thành Nhanh”

Trang là một chuyên viên hành chính năng nổ. Cô có thói quen: ngay khi nhận được email yêu cầu chỉnh sửa tài liệu, lập báo cáo chi phí nhỏ, hay sắp xếp cuộc họp, cô sẽ làm ngay lập tức. Trang cảm thấy hài lòng khi thấy danh sách Đã Hoàn Thành của mình dài ra rất nhanh.

Cô là người giải quyết 10 nhiệm vụ nhỏ mỗi ngày. Trong khi đó, đồng nghiệp của cô, Minh, chỉ giải quyết 2 nhiệm vụ lớn mỗi ngày.

Vào cuối năm, Minh được thăng chức quản lý dự án chiến lược. Trang ấm ức hỏi sếp: “Em luôn hoàn thành nhiều công việc hơn Minh, tại sao em không được cân nhắc?”

Sếp trả lời: “Trang, cô là một chuyên viên phản hồi tuyệt vời, nhưng Minh là người duy nhất chuyển đổi quy trình của chúng ta. 80% công việc cô làm có thể tự động hóa hoặc giao cho thực tập sinh, trong khi 2 công việc của Minh lại tạo ra 80% giá trị tăng trưởng cho phòng ban.”

Phân tích dưới góc nhìn Tâm lý và Năng suất:

Trang đang là nạn nhân của Hiệu ứng Zeigarnik Ngược và Thiên kiến Nỗ lực (Effort Bias).

Hiệu ứng Zeigarnik cho rằng bộ não có xu hướng nhớ những nhiệm vụ chưa hoàn thành. Nhưng khi chúng ta làm quá nhiều việc nhỏ dễ dàng, chúng ta bị rơi vào trạng thái phần thưởng tức thời (Instant Gratification). Việc hoàn thành 10 nhiệm vụ nhỏ kích hoạt Dopamine (chất dẫn truyền thần kinh tạo cảm giác thỏa mãn) khiến chúng ta lầm tưởng đó là hiệu suất cao.

Tuy nhiên, như nguyên tắc Pareto 80/20 chỉ ra, 20% công việc tạo ra 80% kết quả. Trang đã dành 80% thời gian cho những nhiệm vụ chỉ mang lại 20% tác động. Cô ấy bị điều khiển bởi cảm giác bận rộn, chứ không phải logic tác động.

Giải pháp thực chiến: Kỹ thuật “20% Chiến Lược”

• Nguyên tắc: Đừng hỏi “Việc nào phải làm?”, hãy hỏi “Việc nào tạo ra Tác động Lớn nhất?”.
• Cách làm:
  1. Lọc “Nhiệm Vụ Chiến Lược” (The Strategic Task): Mỗi sáng, hãy khoanh tròn tối đa 2 nhiệm vụ có thể tạo ra Tác động 10x (10 times impact) hoặc giải quyết một vấn đề hệ thống (Systemic Problem). Cam kết dành 80% thời gian làm việc để hoàn thành 2 việc này trước.
  2. Áp dụng “Quy tắc Hoãn Email”: Đừng mở email hoặc ứng dụng chat ngay khi bắt đầu ngày làm việc. Hãy chặn thời gian 1-2 giờ đầu tiên (Deep Work Block) để chỉ tập trung vào 2 nhiệm vụ chiến lược đã chọn. Hãy để tin nhắn của người khác chờ, thay vì để chúng điều khiển lịch trình của bạn.
  3. Đặt Tiêu chí Ngưỡng (Threshold Criteria): Hãy thiết lập tiêu chí: Nếu một nhiệm vụ không đóng góp trực tiếp vào mục tiêu Quý/Năm của phòng ban, hãy tự động hóa, giao phó, hoặc từ chối lịch sự.

2. Bẫy Tư Duy “Chữa Cháy”: Khi Trở Thành “Người Phản Ứng Chính” Của Đội Nhóm

Câu chuyện 2: Quản lý Bảo và Sự Xuống Cấp Của Vai Trò Lãnh Đạo

Bảo là trưởng nhóm Phát triển Kinh doanh. Anh là người rất tốt bụng và không bao giờ nói “Không”. Bất cứ khi nào đồng nghiệp (hay thậm chí sếp của sếp) có yêu cầu khẩn cấp, Bảo luôn sẵn sàng nhảy vào giải quyết, từ việc sửa lỗi slide trình bày, đến việc gọi điện thoại khẩn cấp cho khách hàng.

Bảo được mọi người yêu mến vì sự sẵn lòng của mình. Nhưng đội ngũ của Bảo lại gặp vấn đề: họ thiếu định hướng rõ ràng, thường xuyên mắc kẹt, và không có thời gian để học hỏi các chiến lược mới.

Hậu quả là, Bảo bị coi là một người điều phối sự kiện tuyệt vời, chứ không phải là người lãnh đạo chiến lược. Khi công ty cần người đưa ra tầm nhìn 3 năm, Bảo bị bỏ qua. Sếp của anh tin rằng: “Bảo quá giỏi trong việc giải quyết rắc rối hiện tại, đến mức cậu ấy không bao giờ có thời gian để nghĩ về tương lai.”

Phân tích dưới góc nhìn Tâm lý Tổ chức và Phân chia Vai trò:

Bảo đã bị rơi vào Bẫy Tính Sẵn Có (Availability Trap) – một khía cạnh hành vi Adam Grant thường phân tích.

Bảo đã vô tình đào tạo đồng nghiệp và tổ chức coi anh như một “Lính cứu hỏa” (Firefighter) luôn có mặt để dập tắt những đám cháy nhỏ. Hành vi này kích hoạt sự dễ dãi của đồng nghiệp (Họ biết Bảo sẽ làm, nên họ không cần phải suy nghĩ trước).

Trong tâm lý lãnh đạo, có sự khác biệt giữa Lãnh đạo Giao dịch (Transactional Leadership) – tập trung vào việc trao đổi và hoàn thành nhiệm vụ ngay lập tức, và Lãnh đạo Chuyển đổi (Transformational Leadership) – tập trung vào việc truyền cảm hứng, định hướng và phát triển tầm nhìn dài hạn.

Bảo đang mắc kẹt ở vai trò giao dịch, khiến Thẩm quyền Chiến lược (Strategic Authority) của anh bị xói mòn. Lãnh đạo cấp cao không muốn trả lương quản lý cho một lính cứu hỏa.

Giải pháp thực chiến: Kỹ thuật “Tái Phân Phối Cơn Khủng Hoảng”

• Nguyên tắc: Nhiệm vụ của bạn không phải là giải quyết vấn đề, mà là xây dựng một hệ thống giải quyết vấn đề.
• Cách làm:
  1. Thành lập “Giờ Khẩn Cấp” (Emergency Hour): Dành một khoảng thời gian cố định trong ngày (ví dụ: 3-4 giờ chiều) để xử lý các vấn đề khẩn cấp. Trong thời gian còn lại, hãy hướng dẫn đồng nghiệp tự xử lý và chỉ can thiệp khi vấn đề thực sự vượt quá thẩm quyền của họ (Quy tắc “Chỉ Can Thiệp Khi Hệ Thống Thất Bại”).
  2. Áp dụng “Kỹ thuật Đặt Câu Hỏi Chiến Lược”: Khi ai đó nhờ bạn giải quyết một vấn đề nhỏ, đừng làm ngay. Hãy hỏi lại: “Tuyệt vời, tôi sẽ giúp bạn. Nhưng trước khi làm, bạn nghĩ giải pháp tốt nhất cho vấn đề này là gì? Và làm thế nào để chúng ta ngăn không cho nó xảy ra lần nữa?” (Hành động này chuyển gánh nặng giải pháp từ bạn sang người nhờ, buộc họ phải suy nghĩ chiến lược).
  3. Minh bạch hóa Vai trò Mới: Bảo cần giao tiếp rõ ràng với đội ngũ: “Từ tháng này, tôi sẽ dành 50% thời gian cho Chiến lược X. Điều đó có nghĩa là các vấn đề Y và Z sẽ do A và B phụ trách. Tôi tin tưởng vào năng lực của các bạn.” (Chủ động định hình lại vai trò của mình).

3. Bẫy Thiếu Tư Duy Từ Dưới Lên: Khi Thiếu Định Hướng Tầm Nhìn Dài Hạn

Câu chuyện 3: Quản lý Dự án Lan Anh và Cái Giá Của Sự Thiếu Tầm Nhìn

Lan Anh là một quản lý dự án xuất sắc, cô luôn hoàn thành các dự án đúng hạn và đúng ngân sách. Cô là hình mẫu của sự “Hoàn thành nhiệm vụ” (Task Completion).

Tuy nhiên, cô ấy không bao giờ đặt câu hỏi: “Dự án này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến chiến lược tổng thể của công ty trong 5 năm tới? Liệu chúng ta có đang lãng phí nguồn lực không?”

Lan Anh không có định hướng, nên cô chỉ làm những gì được giao. Cô được yêu cầu xây dựng một hệ thống báo cáo mới, cô đã làm rất tốt. Nhưng sau đó, công ty quyết định thay đổi toàn bộ nền tảng công nghệ, khiến hệ thống báo cáo của Lan Anh trở nên vô dụng chỉ sau 6 tháng.

Lan Anh đã lãng phí hàng ngàn giờ làm việc vì cô chỉ tập trung vào hiện tại mà quên mất tương lai.

Phân tích dưới góc nhìn Lý thuyết Đổi mới và Tầm nhìn:

Lan Anh đang hoạt động trong Bẫy Hiệu Suất Tức Thì (Immediate Performance Trap).

Adam Grant và các nhà nghiên cứu về sáng tạo cho rằng, người tạo ra tác động lớn nhất là những người có khả năng nhìn thấy “Mục đích và Hướng đi” (Purpose and Direction) đằng sau nhiệm vụ.

Nếu bạn không có định hướng, bạn chỉ là Người Thợ May may theo mẫu được đưa. Nếu bạn có định hướng, bạn là Kiến Trúc Sư thiết kế ra ngôi nhà.

Tư duy “thấy gì làm nấy” giết chết khả năng đổi mới và tự định hướng. Khi sếp tìm kiếm người lãnh đạo để dẫn dắt sự thay đổi lớn, họ sẽ chọn người đã chứng minh được khả năng kết nối những chấm rời rạc giữa nhiệm vụ hiện tại và mục tiêu vĩ mô của tổ chức.

Giải pháp thực chiến: Kỹ thuật “Khung 5 Câu Hỏi Dài Hạn”

• Nguyên tắc: Đừng xem nhiệm vụ là điểm kết thúc; hãy xem nó là bước đi trong một hành trình dài.
• Cách làm:
  1. Tìm kiếm Ẩn Ý (The Subtext): Khi nhận một nhiệm vụ, đừng chỉ hỏi “Làm thế nào?”. Hãy hỏi: “Tại sao việc này lại quan trọng với mục tiêu Quý 3 của công ty?” (Việc này buộc bạn phải kết nối nhiệm vụ với chiến lược vĩ mô).
  2. Khung Tư Duy 5 Năm: Áp dụng khung câu hỏi sau vào mỗi nhiệm vụ lớn: “Nếu tôi làm công việc này, nó sẽ tiết kiệm được gì (thời gian, tiền bạc, rủi ro)? Nó sẽ xây dựng khả năng gì mới cho tôi? Nó sẽ dẫn đến nhiệm vụ nào lớn hơn sau 1 năm?”
  3. Giao tiếp “Tầm Nhìn Hậu Hoàn Thành”: Khi báo cáo hoàn thành nhiệm vụ, đừng chỉ nói “Xong rồi.” Hãy nói: “Tôi đã hoàn thành dự án A đúng hạn. Sau khi hoàn thành, tôi nhận ra rằng nếu chúng ta mở rộng điều này sang B, chúng ta có thể đạt được C (mục tiêu dài hạn). Tôi đề xuất chúng ta nên bắt đầu nghiên cứu B ngay bây giờ.” (Hành động này biến bạn từ người hoàn thành nhiệm vụ thành Người định hướng Tương lai).

Kết Luận: Hãy Chọn Tác Động, Không Phải Sự Bận Rộn

Lối tư duy “thấy gì làm nấy” là một chiếc máy chạy bộ: bạn đổ rất nhiều mồ hôi, nhưng cuối cùng bạn vẫn ở nguyên vị trí.

Sự nghiệp thành công là một chuỗi các quyết định từ chối một cách khôn ngoan. Khi bạn ngừng phản ứng với mọi thứ xung quanh và bắt đầu chủ động kiến tạo những công việc có tác động cao, bạn sẽ chuyển từ vai trò Người Thừa Hành thành vai trò Kiến Trúc Sư Tác Động trong tổ chức.

Hãy nhớ rằng: Sự bận rộn chỉ tạo ra ảo tưởng về hiệu suất. Định hướng chiến lược mới tạo ra giá trị thăng tiến thực sự.

Bạn có đang bị kiểm soát bởi email và tin nhắn? Hành động cụ thể nào bạn sẽ từ chối hoặc trì hoãn ngay trong 24 giờ tới để có thêm 2 giờ tập trung cho nhiệm vụ chiến lược quan trọng nhất của mình?

Để trang bị cho mình khả năng xác định mục tiêu chiến lược, quản lý kỳ vọng và chuyển từ bận rộn sang kiến tạo, mời bạn tham khảo Khóa học Kỹ năng làm việc chuyên nghiệp của chúng tôi.