Sắp Xếp Thứ Tự Công Việc: 3 Sai Lầm Lớn Nhất Khiến Bạn Tự Làm Khổ

Bạn có bao giờ kết thúc một ngày làm việc với cảm giác như mình đã chạy marathon—kiệt sức, đổ mồ hôi—nhưng lại thấy mình chỉ loanh quanh ở vạch xuất phát?

Đây là kịch bản phổ biến của những người đang làm việc chăm chỉ nhưng sai cách. Họ làm việc không ngừng nghỉ, nhưng lại tập trung vào những nhiệm vụ mang lại ít tác động nhất. Họ đang tự làm khổ mình không phải vì thiếu nỗ lực, mà vì không biết sắp xếp thứ tự công việc một cách chiến lược.

Nhà quản lý Peter Drucker từng nói: “Không có gì vô dụng hơn là làm một cách hiệu quả những việc đáng lẽ không cần phải làm.”

Thực tế đáng báo động là: Một khảo sát về năng suất cho thấy phần lớn nhân viên dành trung bình chỉ 32% thời gian cho các hoạt động thực sự tạo ra giá trị cốt lõi, phần còn lại bị tiêu tốn vào những công việc lặp lại, không quan trọng, hoặc thuộc về người khác.

Vấn đề không phải là bạn có bao nhiêu nhiệm vụ. Vấn đề là bạn đặt nhiệm vụ nào lên hàng đầu và nhiệm vụ nào xuống hàng cuối.

Chúng ta hãy đi sâu vào ba câu chuyện thực tế để xem những lỗi tư duy và hành vi nào đang hủy hoại khả năng ưu tiên của bạn, và làm thế nào để chuyển từ việc làm việc “nhiều” sang làm việc “hiệu quả”.

1. Tình Huống 1: Bẫy “Ưu Tiên Sự Dễ Dàng”

Tình huống: Anh Dũng – Người Luôn Chọn Lựa Con Đường Kháng Cự Thấp Nhất

Anh Dũng có một danh sách nhiệm vụ dài dằng dặc. Thay vì bắt đầu với bản đề xuất chiến lược phức tạp (việc A), anh lại chọn trả lời hết email, sắp xếp lại thư mục, và chuẩn bị tài liệu cho một cuộc họp nhỏ (việc B, C, D). Anh Dũng cảm thấy có động lực cao khi nhanh chóng hoàn thành những nhiệm vụ dễ dàng.

Anh Dũng đang mắc phải Thiên Kiến Bắt Đầu Dễ Dàng (Easy Start Bias) – xu hướng tâm lý chọn những nhiệm vụ đơn giản, ngắn hạn để tạo ra cảm giác hoàn thành giả tạo (False Sense of Accomplishment). Anh làm điều này để tránh sự khó khăn và bất ổn của nhiệm vụ phức tạp.

Vấn đề cốt lõi: Anh Dũng đang đánh đồng Sự hoàn thành (Completion) với Sự tiến bộ (Progress). Anh tập trung vào việc tạo ra số lượng, thay vì tạo ra giá trị cốt lõi.
Hậu quả: Anh Dũng chỉ giải quyết được những vấn đề có tác động thấp. Nhiệm vụ quan trọng nhất (việc A) luôn bị dời lại đến cuối ngày hoặc cuối tuần, khiến anh luôn sống trong trạng thái áp lực lớn và hiệu suất kém.

Giải Pháp Thực Chiến: Nắm Vững “Quy Tắc Tác Động Cao Nhất”

Ưu tiên không phải là chọn cái dễ nhất, mà là chọn cái có tác động lớn nhất.

Thay đổi tư duy: Nhiệm vụ quan trọng nhất thường là nhiệm vụ khó nhất. Làm những việc khó ngay từ đầu là chiến lược thông minh nhất.
Hành động cụ thể: Anh Dũng cần áp dụng Quy Tắc Tác Động Cao Nhất:
1. Xác định Tác Động 80/20 (Quy tắc Pareto): Xác định 20% công việc sẽ mang lại 80% kết quả (giá trị). Bắt buộc phải hoàn thành 20% này vào buổi sáng sớm.
2. Ăn Con Ếch Tệ Nhất: Mỗi sáng, xác định “Con Ếch” (nhiệm vụ khó nhất, quan trọng nhất) và cam kết thực hiện nó ngay lập tức.
3. Tập trung vào “Đầu ra”: Thay vì lập danh sách các hành động (viết email, họp), lập danh sách các Đầu ra (Bản đề xuất hoàn chỉnh, Khách hàng X được ký hợp đồng).

2. Tình Huống 2: Chiến Lược “Mê Trận Khẩn Cấp”

Tình huống: Chị Hà – Người Luôn Bị Đẩy Vào Trạng Thái Khẩn Cấp Giả Tạo

Chị Hà là người phản ứng tuyệt vời. Cô giải quyết mọi việc ngay khi nó xuất hiện, vì cô sợ bị coi là người chậm chạp hoặc không hỗ trợ. Kết quả là, chị luôn bận rộn với việc chữa cháy (firefighting) – những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng thường không quan trọng.

Chị Hà thường xuyên bỏ qua các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp (như lập kế hoạch dài hạn, đào tạo nhân viên). Đây là những nhiệm vụ kiến tạo tương lai.

Chị Hà đang mắc kẹt trong Ma Trận Khẩn Cấp (Urgency Matrix), nơi cô chỉ làm việc ở góc phần tư “Khẩn cấp và Quan trọng” (khi mọi thứ đã quá muộn) hoặc “Khẩn cấp và Không quan trọng” (giải quyết việc vặt của người khác).

Vấn đề cốt lõi: Chị Hà đã từ bỏ khả năng phòng ngừa và tư duy chiến lược của mình. Cô đang định vị mình là người chữa cháy vĩ đại, thay vì người kiến tạo tương lai.
Hậu quả: Chất lượng công việc của chị Hà bị ảnh hưởng vì luôn làm việc trong áp lực. Tồi tệ hơn, sự nghiệp của cô không thể tiến lên cấp độ lãnh đạo vì cô không bao giờ có thời gian để suy nghĩ chiến lược.

Giải Pháp Thực Chiến: Chuyển Sang “Góc Phần Tư Kiến Tạo”

Lãnh đạo là dành thời gian cho những gì quan trọng, chứ không phải cho những gì la hét to nhất.

Thay đổi tư duy: Thời gian bạn dành cho việc lập kế hoạch và phòng ngừa là thời gian đầu tư, không phải thời gian lãng phí.
Hành động cụ thể: Chị Hà cần tập trung vào Góc Phần Tư 2 (Quan trọng nhưng Không khẩn cấp) của Ma trận Eisenhower:
1. Chặn Thời gian Phòng ngừa: Chặn 60 phút mỗi tuần trong lịch làm việc chỉ dành cho Lập Kế hoạch Dài hạn, Phân tích Rủi ro hoặc Phát triển Kỹ năng. Coi đây là cuộc hẹn không thể hủy bỏ.
2. Phân loại Chủ động: Trước khi bắt đầu một nhiệm vụ, hãy hỏi: “Nếu tôi không làm việc này bây giờ, hậu quả lớn nhất là gì?” Nếu hậu quả không quá nghiêm trọng, hãy lên lịch thay vì làm ngay.
3. Học cách Ủy thác/Từ chối: Đối với các nhiệm vụ “Khẩn cấp và Không quan trọng” (thường là việc vặt của người khác), học cách nói “Tôi có thể giúp bạn vào chiều nay lúc 4 giờ” hoặc “Bạn có thể nhờ Anh/Chị B không?”

3. Tình Huống 3: Khi Không Biết Mục Tiêu Cá Nhân Hủy Hoại Ưu Tiên

Tình huống: Anh Tùng – Người Sống Theo Mục Tiêu Của Công Ty, Không Có Mục Tiêu Cá Nhân

Anh Tùng là một nhân viên tuân thủ, luôn cố gắng sắp xếp thứ tự công việc dựa trên sự ưu tiên của công ty (theo ý sếp hoặc yêu cầu khách hàng). Tuy nhiên, anh thường xuyên cảm thấy bối rối và mất phương hướng khi phải chọn giữa hai nhiệm vụ có vẻ “đều quan trọng”.

Anh Tùng thiếu một La Bàn Cá Nhân. Anh không biết nhiệm vụ nào sẽ giúp anh đạt được mục tiêu sự nghiệp 5 năm của mình (ví dụ: trở thành chuyên gia X, hay lãnh đạo Y). Khi không có bộ lọc cá nhân này, anh chỉ có thể dùng bộ lọc của người khác, dẫn đến sự phân tán.

Hành vi này xuất phát từ Sự Thiếu Kết Nối Ý Nghĩa (Lack of Meaning Connection). Theo Adam Grant, động lực mạnh mẽ nhất đến từ việc công việc của bạn phải phục vụ một mục đích lớn hơn mà bạn tin tưởng.

Vấn đề cốt lõi: Anh Tùng đang đánh giá nhiệm vụ dựa trên sự phục tùng (Obedience) thay vì sự Tăng trưởng Cá nhân (Personal Growth).
Hậu quả: Anh Tùng chỉ làm theo nhiệm vụ được giao, không có khả năng thách thức hiện trạng hoặc đề xuất ưu tiên mới cho tổ chức. Anh sẽ luôn bị mắc kẹt ở cấp độ làm việc vận hành.

Giải Pháp Thực Chiến: Thiết Lập “Bộ Lọc Chiến Lược Cá Nhân”

Ưu tiên là một quyết định chiến lược, không phải một phản ứng tự nhiên.

Thay đổi tư duy: Mọi nhiệm vụ bạn làm đều phải phục vụ một Mục tiêu Cá nhân Lớn hơn.
Hành động cụ thể: Anh Tùng cần xây dựng Bộ Lọc Chiến Lược Cá Nhân:
1. Quy tắc “3 Mục Tiêu Sự Nghiệp”: Viết ra 3 mục tiêu sự nghiệp lớn nhất của bạn trong 2 năm tới.
2. Đặt Câu hỏi Bộ Lọc: Trước khi bắt đầu một nhiệm vụ, hãy hỏi: “Nhiệm vụ này sẽ đưa tôi gần hơn đến Mục tiêu 1, 2, hay 3 của mình không? Nếu không, nó nên được ủy thác, trì hoãn, hoặc loại bỏ.”
3. Liên kết Công việc với Tăng trưởng: Khi lập kế hoạch hàng tuần, cố gắng đảm bảo ít nhất 20% thời gian được dành cho các nhiệm vụ vừa quan trọng với công ty, vừa giúp bạn phát triển kỹ năng phục vụ Mục tiêu Cá nhân.

Tầm Nhìn Dài Hạn

Ba tình huống trên đều khẳng định: Bạn không tự làm khổ mình vì thiếu thời gian, mà vì thiếu kỷ luật ưu tiên.

Kiệt sức không phải là kết quả của việc làm việc quá nhiều, mà là kết quả của việc làm quá nhiều những việc sai. Khả năng sắp xếp thứ tự công việc là biểu hiện của tư duy chiến lược và khả năng lãnh đạo bản thân.

Làm việc thông minh không phải là làm mọi thứ nhanh hơn, mà là làm những thứ đúng đắn.

Chúng ta đã thấy, chìa khóa để phá vỡ vòng xoáy bận rộn vô ích là: Nắm Vững Quy Tắc Tác Động Cao Nhất, Chuyển Sang Góc Phần Tư Kiến Tạo, và Thiết Lập Bộ Lọc Chiến Lược Cá Nhân.

Bây giờ là lúc để hành động.

Hành động Cụ thể cho tuần này:

Phân loại Sổ Tay: Lấy danh sách To-do list của bạn và phân loại từng mục theo Ma trận Eisenhower: (1) Khẩn cấp & Quan trọng, (2) Quan trọng & Không khẩn cấp, (3) Khẩn cấp & Không quan trọng, (4) Không khẩn cấp & Không quan trọng.
Cam kết 90 Phút: Cam kết dành 90 phút đầu tiên của ngày mai để giải quyết nhiệm vụ Quan trọng & Không khẩn cấp (Góc phần tư kiến tạo).

Hãy nhớ, bạn không thể kiểm soát số lượng công việc đến với mình, nhưng bạn hoàn toàn có thể kiểm soát thứ tự bạn giải quyết chúng. Bạn đã sẵn sàng để trở thành người lãnh đạo danh sách công việc của mình chưa?

Nếu bạn muốn mài giũa những kỹ năng mềm chiến lược – từ Thiết lập Ưu tiên Chiến lược đến Đàm phán Ranh giới – để trở thành người giải quyết vấn đề toàn diện trong tổ chức, hãy tham khảo Khóa học Kỹ năng làm việc chuyên nghiệp của tôi. Bấm vào đây để bắt đầu kiến tạo tương lai của bạn.

Hãy chia sẻ trong phần bình luận: Bạn sẽ dành 90 phút đầu tiên của ngày mai cho nhiệm vụ “Quan trọng & Không khẩn cấp” nào?