Lý Do Người Khác Hoàn Thành Nhiều Hơn Dù Họ “Rảnh” Hơn Bạn
Bạn có từng thấy một đồng nghiệp dường như luôn có thời gian thong thả, đi ăn trưa đúng giờ, về sớm, nhưng lại hoàn thành công việc xuất sắc và thậm chí là được thăng chức? Trong khi đó, bạn lại luôn ở lại muộn, làm việc cả cuối tuần nhưng vẫn cảm thấy “đuối sức” và “đói” thời gian. Khoảng cách này không phải do họ có năng lực bẩm sinh vượt trội, mà là do họ đã làm chủ được một “quy tắc ngầm” về năng suất.
Theo một nghiên cứu của Microsoft, trung bình một người lao động dành tới 3,5 giờ mỗi tuần chỉ để xử lý các cuộc họp không hiệu quả. Còn theo một báo cáo của Gallup, chỉ có 21% nhân viên toàn cầu cảm thấy mình thực sự gắn kết với công việc. Điều này cho thấy, chúng ta không thiếu thời gian, chúng ta thiếu sự tập trung và một chiến lược làm việc đúng đắn.
Vậy, bí mật của những người làm việc hiệu quả thực sự là gì? Họ không làm việc chăm chỉ hơn bạn, họ làm việc thông minh hơn.
Câu chuyện 1: “Người Lính Cứu Hỏa” Và Cạm Bẫy Phản Ứng
Tôi có một người bạn tên Minh, một lập trình viên. Minh cực kỳ giỏi chuyên môn. Nhưng mỗi khi có sự cố, anh ta luôn là người đầu tiên nhảy vào giải quyết. Dù đang làm việc gì, chỉ cần có thông báo khẩn, anh sẽ lập tức chuyển sang chế độ “lính cứu hỏa” để xử lý. Đồng nghiệp và cấp trên đánh giá cao sự nhiệt tình của anh.
Tuy nhiên, Minh lại thường xuyên phải làm thêm giờ để hoàn thành công việc của mình. Các dự án của anh thường bị chậm tiến độ, vì anh luôn phải dành thời gian để “chữa cháy” cho các vấn đề đột xuất. Anh cảm thấy mệt mỏi, kiệt sức nhưng lại không thể từ chối.
Phân tích dưới góc nhìn chuyên gia:
Minh đang mắc phải hội chứng “phản ứng”. Anh ta luôn trong trạng thái phản ứng lại các sự kiện thay vì chủ động kiểm soát công việc. Theo nghiên cứu của giáo sư John Kotter từ Harvard Business School, những nhà lãnh đạo hiệu quả là những người chủ động định hướng công việc (proactive), chứ không phải chỉ đơn thuần là những người phản ứng lại các vấn đề (reactive).
Hành vi này xuất phát từ tâm lý muốn được công nhận và muốn trở thành người hùng trong mắt đồng nghiệp. Tuy nhiên, việc liên tục ngắt quãng để xử lý các việc gấp sẽ làm giảm đáng kể năng suất. Nghiên cứu của Gloria Mark tại Đại học California, Irvine chỉ ra rằng, phải mất tới 23 phút để chúng ta có thể tập trung trở lại sau một lần bị ngắt quãng.
Giải pháp thực chiến:
- Chủ động lên kế hoạch: Thay vì để các sự kiện bất ngờ quyết định lịch trình của bạn, hãy lên kế hoạch cụ thể cho những công việc quan trọng.
- Thiết lập ranh giới: Nếu bạn không phải là người chịu trách nhiệm trực tiếp, hãy hướng dẫn đồng nghiệp đến đúng người phụ trách hoặc đề nghị giúp đỡ vào một thời điểm cụ thể.
- Phương pháp “Time Blocking” (Chặn thời gian): Dành những khoảng thời gian cố định cho các công việc quan trọng và loại bỏ mọi sự xao nhãng trong thời gian đó. Ví dụ: Từ 9h-11h sáng, tôi sẽ tắt mọi thông báo và chỉ tập trung hoàn thành bản báo cáo.
Câu chuyện 2: “Người Khổng Lồ Đứng Trên Vai Kẻ Khác” Và Sức Mạnh Của Mạng Lưới
Mai là một quản lý dự án. Cô ấy không phải là người làm việc chăm chỉ nhất, nhưng lại có khả năng hoàn thành những dự án phức tạp một cách đáng kinh ngạc. Bí mật của Mai nằm ở chỗ, cô ấy xây dựng một mạng lưới quan hệ cực kỳ mạnh mẽ. Khi gặp một vấn đề, thay vì tự tìm tòi, cô sẽ hỏi ngay một đồng nghiệp có kinh nghiệm, hoặc một chuyên gia trong ngành. Cô ấy không ngại thừa nhận “tôi không biết”.
Mai luôn tìm cách học hỏi từ những người giỏi nhất, tiết kiệm hàng giờ tự nghiên cứu, tự sửa lỗi. Cô không chỉ giỏi trong công việc của mình mà còn là một “trạm trung chuyển” thông tin đáng tin cậy cho đồng nghiệp.
Phân tích dưới góc nhìn chuyên gia:
Mai đang áp dụng sức mạnh của “tư duy kết nối” (connective intelligence). Theo Adam Grant, những người thành công không chỉ dựa vào kiến thức của bản thân mà còn biết cách khai thác kiến thức của người khác.
- Sức mạnh của sự giúp đỡ: Khi bạn giúp đỡ người khác, họ cũng sẽ sẵn lòng giúp lại bạn. Mạng lưới quan hệ không phải là công cụ để “lợi dụng” mà là sự trao đổi giá trị hai chiều.
- Tránh “Hiệu ứng Dunning-Kruger”: Những người không hiệu quả thường lầm tưởng rằng mình biết tất cả và ngại hỏi, dẫn đến việc mất rất nhiều thời gian để “tái phát minh bánh xe”.
Giải pháp thực chiến:
- Xây dựng mạng lưới: Dành thời gian kết nối với đồng nghiệp ở các phòng ban khác, tham gia các buổi workshop, networking.
- Chủ động hỏi: Đừng ngại hỏi khi bạn không biết. Hỏi đúng người, đúng thời điểm là một kỹ năng vô cùng quan trọng.
- Trở thành “người cho đi” (Giver): Hãy sẵn lòng giúp đỡ người khác. Khi bạn giúp người khác, họ sẽ cảm thấy có nghĩa vụ giúp lại bạn, và mạng lưới của bạn sẽ ngày càng mạnh mẽ.
Tổng Kết: Tư Duy – Công Cụ – Mối Quan Hệ
Hai câu chuyện trên cho thấy, vấn đề không phải là bạn có bao nhiêu thời gian, mà là bạn dùng thời gian đó để làm gì. Những người hiệu quả không chỉ làm việc chăm chỉ mà còn:
- Có tư duy chủ động: Họ kiểm soát công việc thay vì để công việc kiểm soát mình.
- Sử dụng công cụ hiệu quả: Họ biết cách sử dụng thời gian và năng lượng một cách thông minh, không mắc kẹt trong sự cầu toàn hay sự xao nhãng.
- Xây dựng mạng lưới quan hệ: Họ biết rằng sức mạnh của một tập thể luôn lớn hơn sức mạnh của một cá nhân.
Bạn Đã Sẵn Sàng Thay Đổi?
Bạn đã sẵn sàng thoát khỏi vòng luẩn quẩn của sự bận rộn và kém hiệu quả chưa?
Hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng cách tự hỏi: “Việc nào là quan trọng nhất để tôi hoàn thành trong ngày hôm nay?” và dành ra 60 phút không bị làm phiền để hoàn thành nó. Hãy chia sẻ câu trả lời của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé.
Việc làm chủ năng suất không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc mà còn là chìa khóa để bạn có thêm thời gian cho những đam mê, cho gia đình và cho chính bản thân. Nếu bạn muốn có một lộ trình bài bản để rèn luyện những kỹ năng làm việc hiệu quả này, hãy tham khảo Khóa học Kỹ năng làm việc chuyên nghiệp của chúng tôi.
