Bạn có từng bước vào văn phòng vào buổi sáng, tràn đầy năng lượng, nhưng đến cuối ngày lại thấy mình mệt mỏi, kiệt sức mà công việc vẫn còn dang dở? Bạn làm việc liên tục, tăng ca thường xuyên, nhưng các deadline vẫn cứ chồng chất? Đây không phải là một vấn đề của riêng ai. “Đuối deadline” là một “căn bệnh” phổ biến trong thế giới công sở hiện đại.
Theo một khảo sát từ Harvard Business Review, chỉ có 12% trong số những người làm việc trí óc cảm thấy mình thực sự làm việc hiệu quả và tối ưu thời gian. Vậy, 88% còn lại đang làm gì? Họ làm việc chăm chỉ, nhưng lại mắc kẹt trong một vòng lặp không hồi kết của sự bận rộn. Vấn đề thực sự không phải là bạn thiếu thời gian, mà là bạn thiếu một hệ thống tư duy và phương pháp làm việc hiệu quả.
Bạn có cảm thấy quen thuộc với những tình huống này không? Hãy dành vài phút để cùng tôi tìm hiểu gốc rễ của vấn đề này, thông qua những câu chuyện và góc nhìn khoa học.
Câu chuyện 1: “Người Bận Rộn” Và Sự Thỏa Mãn Giả Tạo
Tôi có một người bạn tên Hùng, một giám đốc marketing của một công ty khởi nghiệp. Anh ta luôn là người đầu tiên đến văn phòng và về nhà muộn nhất. Bàn làm việc của anh luôn ngập trong giấy tờ, email và các cuộc họp. Hùng tự hào về sự “bận rộn” của mình. Khi được hỏi về công việc, anh thường trả lời: “Bận lắm, làm không kịp thở.”
Nhưng điều đáng ngạc nhiên là, dù bận rộn như vậy, Hùng lại thường xuyên trễ deadline. Anh ta dành hàng giờ để trả lời email, tham gia các cuộc họp không cần thiết và giải quyết những việc vặt không tên. Anh ta luôn “có việc để làm” nhưng lại thiếu đi sự tập trung vào những việc thực sự quan trọng.
Phân tích dưới góc nhìn chuyên gia:
Hùng mắc phải “hiệu ứng bận rộn” (busyness trap). Theo một nghiên cứu của nhà tâm lý học Dan Ariely, con người có xu hướng tìm kiếm sự bận rộn để cảm thấy mình có giá trị. Chúng ta nhầm lẫn giữa sự bận rộn và năng suất. Hùng cảm thấy hài lòng khi thấy mình làm việc không ngừng nghỉ, nhưng anh ta lại không phân biệt được giữa việc làm việc hiệu quả (đạt được mục tiêu) và việc chỉ đơn thuần là bận rộn.
Giải pháp thực chiến:
Để thoát khỏi cái bẫy này, bạn cần áp dụng phương pháp “Deep Work” của Cal Newport.
- Nguyên tắc: Dành thời gian không bị gián đoạn để làm những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ.
- Cách làm:
- Xác định công việc quan trọng: Vào đầu ngày, hãy chọn 1-2 công việc quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành.
- Lập lịch khối thời gian: Sắp xếp một khoảng thời gian (ít nhất 60-90 phút) để chỉ làm công việc đó.
- Loại bỏ xao nhãng: Tắt thông báo điện thoại, đóng các tab không liên quan.
Ví dụ: Thay vì kiểm tra email liên tục, bạn có thể dành 30 phút vào đầu ngày và 30 phút vào cuối ngày để xử lý email, còn lại là thời gian cho những công việc chính.
Câu chuyện 2: Nỗi Sợ “Sai Lầm” và Vòng Lặp Hoàn Hảo
Linh là một chuyên viên phân tích dữ liệu. Cô ấy cực kỳ tỉ mỉ và cầu toàn. Mỗi khi được giao một báo cáo, Linh dành hàng giờ để kiểm tra từng con số, từng dấu phẩy, thậm chí là font chữ. Cô ấy luôn muốn mọi thứ phải hoàn hảo trước khi gửi đi.
Hậu quả là, các báo cáo của Linh thường xuyên được gửi muộn. Dù chất lượng báo cáo của cô luôn tốt, nhưng việc trễ deadline đã ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình làm việc của nhóm. Đồng nghiệp bắt đầu ngại làm việc với cô vì sợ phải chờ đợi.
Phân tích dưới góc nhìn chuyên gia:
Linh đang mắc kẹt trong hội chứng cầu toàn (perfectionism). Theo các nhà tâm lý học, chủ nghĩa cầu toàn thường xuất phát từ nỗi sợ mắc sai lầm. Chúng ta tin rằng chỉ khi mọi thứ hoàn hảo, chúng ta mới không bị phán xét. Tuy nhiên, trong thực tế, đúng thời hạn đôi khi còn quan trọng hơn cả sự hoàn hảo.
Giải pháp thực chiến:
- Nguyên tắc 80/20 (Quy tắc Pareto): 80% kết quả công việc đến từ 20% nỗ lực.
- Cách làm:
- Xác định mức độ “đủ tốt”: Hỏi sếp hoặc khách hàng của bạn mức độ chi tiết cần thiết.
- Đặt giới hạn thời gian: Thay vì dành cả ngày để hoàn thiện, hãy đặt mục tiêu “hoàn thành 80% trong 2 giờ”.
- Hành động nhanh, sửa đổi sau: Gửi bản nháp sớm để lấy phản hồi, sau đó chỉnh sửa. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo sản phẩm cuối cùng đúng với mong đợi.
Ví dụ: Khi viết một báo cáo, thay vì dành 8 tiếng để làm cho nó hoàn hảo, hãy dành 4-5 tiếng để hoàn thành bản nháp “đủ tốt” và gửi cho sếp. Sau khi nhận được phản hồi, bạn sẽ biết chính xác cần tập trung vào đâu để cải thiện.
Tổng Hợp: Hai Cạm Bẫy Lớn Nhất Của Năng Suất
Hai câu chuyện của Hùng và Linh đều chỉ ra hai cạm bẫy lớn nhất của năng suất: lầm tưởng về sự bận rộn và nỗi sợ hãi sự không hoàn hảo. Cả hai đều không phải là vấn đề về thời gian, mà là vấn đề về tư duy và hành vi.
- Thách thức 1: Phân biệt Bận rộn & Hiệu quả. Rất nhiều người làm việc chăm chỉ nhưng không thông minh.
- Thách thức 2: Đối mặt với Sự không hoàn hảo. Sợ sai lầm là một rào cản lớn khiến chúng ta không thể tiến lên.
Để vượt qua những thách thức này, bạn cần nhìn nhận công việc dưới một lăng kính mới. Kỹ năng làm việc hiệu quả không chỉ là việc quản lý thời gian, mà là việc quản lý sự chú ý của bạn, học cách đưa ra quyết định nhanh chóng và chấp nhận rằng “đủ tốt” đôi khi là điều tốt nhất.
Lời Kết: Hành Động Ngay, Thay Đổi Tư Duy
Bạn đã sẵn sàng thoát khỏi vòng lặp “bận rộn nhưng vô ích” chưa?
Hãy bắt đầu ngay bằng một hành động nhỏ: Ngày mai, hãy chọn một công việc quan trọng nhất và dành 60 phút để làm nó mà không bị bất kỳ sự xao nhãng nào.
Việc làm chủ năng suất cá nhân không chỉ giúp bạn hoàn thành deadline mà còn là chìa khóa để bạn có thêm thời gian cho những điều ý nghĩa khác trong cuộc sống. Nó giúp bạn xây dựng uy tín, trở thành một người đồng nghiệp đáng tin cậy và mở ra những cơ hội thăng tiến bất ngờ.
Nếu bạn muốn có một lộ trình bài bản, chi tiết với những bí quyết thực chiến để làm chủ tư duy, kỹ năng làm việc và bứt phá sự nghiệp, hãy tham khảo Khóa học Kỹ năng làm việc chuyên nghiệp của chúng tôi. Chúng tôi sẽ giúp bạn biến những bí quyết này thành thói quen.
